Dobre praktyki organizacji rajdów IFMR - Good practices for organizing IFMR tours

1.Planowanie

Drogi:
– czy są urozmaicone (zakręty)?
– czy jest optymalna długość codziennych odcinków (200 – 250km)?
– czy jest dobry rodzaj nawierzchni (asfalt)?
Okolica:
– czy są ciekawe miejsca dla wszystkich?
– czy są unikalne krajobrazy?
– czy jest dogodny dojazd do hotelu?
Termin:
– wczesne ogłoszenie terminu rajdu, zgłoszeń, przedpłaty i dopłaty (najpóźniej 6 miesięcy przed rajdem),
– uwzględnienie terminów wcześniej ogłoszonych rajdów sąsiednich IFMR,
– jazda w okresie akceptowalnych, typowych warunków atmosferycznych.
Akomodacja:
– odpowiedni standard hotelu,
– odpowiednia ilość dostępnych pokoi jedno- i dwuosobowych,
– powitalne piwo (Garagenseidel), wszystkie śniadania, lunche, kolacje,
– powszechnie akceptowane menu posiłków,
– dostępność dań jarskich i innych,
– odpowiednia ilość miejsc parkingowych.
Finanse:
– wysokość opłaty, wynikająca z analizy założonych kosztów z minimalną rezerwą (<10%),
– przedpłata, będąca potwierdzeniem udziału,
– dopłata, której brak w wyznaczonym terminie oznacza rezygnację, a po której nie można już odwołać udziału,
– wpłaty tylko w walucie lokalnej,
– dysponowanie ewentualną nadwyżką za zgodą uczestników na cel charytatywny zaproponowany przez organizatora/-ów,

2. Publikacja
– minimum 6 miesięcy przed rajdem,
– na stronie internetowej swojej IFMR,
– na forum swojego IFMR,
– pocztą internetową,
– wyczerpujący opis:

1. - terminów,
  - planowanej drogi,
  - okolicy,
  - odwiedzanych miejsc,
  - opłat,
  - tego co obejmuje wnoszona opłata,

umożliwiający podjęcie decyzji o uczestnictwie.

W zależności od oceny atrakcyjności rajdu dla członków innych IFMR poinformowanie również sąsiednich IFMR.

3. Realizacja

Informacja:
– utworzenie forum internetowego uczestników,
– rozesłanie wśród uczestników informacji o przebiegu tras, współrzędnych i godzin postojów
– odprawa wieczorem w przeddzień wyjazdu o planie przejazdu (długości, planowanych miejscach, posiłkach, tankowaniu itp),
– powtórzenie odprawy w dniu wyjazdu, przy motocyklach,
– zapewnienie możliwości tłumaczenia odpraw na języki uczestników.
Trasa:
– przerwy co max 120min jazdy,
– codzienne odcinki, uwzględniające pojemność zbiorników paliwa uczestników,
– plany alternatywne, uwzględniające możliwe do przewidzenia sytuację, zakłócające realizację planów,
– możliwości tłumaczenia opisów odwiedzanych atrakcji jeśli potrzebne.

Zasady jazdy

Good practices for organizing IFMR tours

1. Planning Roads:
– Are they varied (curves)?
– Are there optimal length of the daily distances (200 – 250km)?
– Are there good type of surface (asphalt)?
Surroundings:
– Are there interesting places for everyone?
– Are there unique landscapes?
– Is there convenient access to the hotel?
Date:
– Early announcement of the tour date, entries, prepayment and additional payment (no later than 6 months before the tour),
– Taking into account the dates of previously announced neighboring IFMR tours,
– Driving in seasons with acceptable, typical weather conditions.
Accommodation:
– Appropriate hotel standard,
– Appropriate number of single and double rooms available,
– Welcome beer (Garagenseidel), all breakfasts, lunches, dinners,
– Widely accepted meal menu,
– Availability of vegetarian and other special dishes,
– Appropriate number of parking spaces.
2. Finances:
– The fee amount, resulting from the analysis of the assumed costs with a minimum reserve (<10%),
– Prepayment, which is a confirmation of participation,
– Additional payment, the lack of which by the specified date means resignation, and after which participation cannot be canceled,
– Payments only in local currency,
– Disposal of any surplus with the acceptance of the participants for a charity purpose proposed by the organizer/s, .
3. Publication
– At least 6 months before the tour,
– On the website of your IFMR,
– On the forum (WhatsApp) of your IFMR,
– By e-mail,
– A description of:

1. - dates,
  - the planned route,
  - the area,
  - places to be visited,
  - fee,
  - what the fee covers,

enabling make a decision on participation.
Depending on the assessment of the attractiveness of the rally for members of other IFMRs, also offered to neighboring IFMRs.

4. Implementation

Information:
– Creation of an internet forum (WhatsApp) for participants,
– Distribution of information among participants on the routes, coordinates and hours of stops
– Briefing in the evening on the day before departure about the travel plan (length, planned places, meals, refuelling, etc.),
– Repeating the briefing on the day of departure, by the motorcycles,
– Ensuring the possibility of translating the briefings into the languages of the participants.
Route:
– Breaks every max. 120 minutes of driving,
– Daily distance, taking into account the capacity of the participants’ fuel tanks,
– Alternative plans, taking into account foreseeable situations, disrupting the implementation of the plans,
– Possibility of translating the descriptions of the visited attractions if necessary.
Zasady jazdy